工程联系函的写作要点与规范格式指南

工程联系函写作指南：清晰表达，规范格式

一、核心写作要点概述

工程联系函作为工程项目中各参与方之间沟通的重要工具，其写作目的明确、内容结构化、数据支撑及责任界定是关键。开篇需明确函件意图，采用“背景说明→问题描述→具体要求→处理建议”的逻辑结构，确保信息条理清晰。涉及工程进度、技术参数等内容时，应附上必要的佐证材料。

二、规范格式模板

工程联系函

编号： [项目简称]-LX-[当前年份]-XXX

主送单位： [单位全称]

抄送单位： [相关监理/设计/业主单位]

日期： XXXX年XX月XX日

事由： [核心问题的简洁描述]

1. 背景说明

（简述问题关联的工程阶段、合同依据或前期沟通情况）

2. 当前状况与问题

（详细描述具体问题，包括相关图片、检测报告等资料的引用）

3. 需求与建议

（明确提出协调需求，包括要求对方采取的行动、回复内容及截止时间）

4. 附件清单

（列出附带的所有资料名称及页数）

落款：

[发函单位全称]（盖章）

联系人：[联系人姓名] 职务：[职务]

电话：[联系电话] ：[电子]

三、注意事项提醒

1. 法律合规性：涉及合同变更或费用调整的内容，需经法务部门审核后再发出。

2. 层级对应：确保主送单位与问题决策权限相匹配，避免层级不当导致沟通效率降低。

3. 留痕管理：通过EMS或系统流程发送并保留签收回执，纸质函件需加盖骑缝章以确保文件完整性。

四、示例片段展示

以一项关于地下室防水层施工工艺变更的事宜为例：

事由： 关于地下室防水层施工工艺变更确认

现状与问题：

原设计采用SBS改性沥青卷材（见图纸WJ-07）。但考虑到近期连续降雨导致现场湿度超出规范允许值（详见检测报告HJ-20250218），原方案无法实施。

需求与建议：

请贵司于2025年02月25日前书面确认是否采用备用方案（聚氨酯涂膜防水，方案详见附件2）。我们期望贵司能对此事予以高度重视，确保工程质量和进度不受影响。通过遵循此规范格式，工程联系函不仅具备工程文档的严谨性，而且通过高亮关键要素，极大提升了查阅效率，确保了信息的准确传达与工程的顺利进行。