公司档案管理流程图

公司档案管理流程图详解

走进公司的档案管理室，你会发现这里隐藏着一份有序、规范的档案管理流程。这份流程不仅仅是冷冰冰的步骤，更是公司运作的脉络和知识的载体。下面，就让我们一起走进这个流程的每一个细节。

一、档案收集阶段

1. 材料提交：各个部门定期提交纸质或电子文件，这是档案建设的基石。每一份文件，都是公司历史的见证者。

2. 初步审核：档案管理员会对每一份文件进行严格的审核，检查文件的完整性以及签名盖章的有效性。这是一个不可或缺的重要环节，确保档案的完整性和真实性。

二、档案分类整理

1. 编码归档：档案按照《档案分类标准》进行编号，如年度-部门-类型-序号。这样的分类方式使得档案查找更加便捷。档案管理系统或手动台账是这一环节的重要工具。

2. 数字化备份：纸质文件经过高分辨率扫描，存储至加密服务器，确保档案的安全性和可访问性。

三、档案存储管理

档案存储的位置、保存期限和权限管理都有严格的规定。普通档案存储在档案柜中，保存期限为5-10年；加密电子档案则永久保存，并设有系统分级权限；对于机密档案，存储在保险柜中，保存期限视文件密级而定，并有高层特批。

四、档案调用与借阅

在这一环节，员工需要填写《档案借阅单》，经过部门审批后，方可到档案室调取档案。电子借阅过程中，会留下痕迹，归还时核验档案的完整性。

五、档案销毁与留存

当档案到期，会组织跨部门评审，确认销毁清单。销毁过程中，纸质档案通过碎纸机或专业销毁机构进行销毁，电子档案则会彻底删除并覆写存储空间。销毁后，会登记《档案销毁记录表》，并保存10年。

这个流程图的特点在于它是一个标准化的闭环，覆盖档案的“生成→利用→处置”全生命周期。权限分级明确，普通员工仅限查询，修改需通过OA系统逐级审批。这个流程也符合《企业档案管理规定》及行业保密要求。

为了更好地理解这个流程，建议配合可视化流程图使用。可以通过Visio/ProcessOn等工具生成带箭头的箱体流程图，这样更加直观，有助于增强部门之间的协作和理解。这个档案管理流程图是公司知识和历史的守护者，也是公司运作的重要支撑。